Informace o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání

Tímto dokumentem Vás informujeme o právech a povinnostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů společností Smart Energy Holding a.s., IČ: 10676406, se sídlem U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Praha 5, popř. ovládanými nebo a ovládajícími osobami, které spolu se Smart Energy Holding a.s. tvoří koncern ve smyslu § 71–91 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích.

Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo ustanovení vysvětlíme.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem osobních údajů, tedy osobou, která určuje účely a prostředky a rozhoduje o zpracování Vašich osobních údajů, je obchodní společnost Smart Energy Holding a.s., (dále jen „SEH“). SEH nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

2. Jak a proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme příslušnými právními předpisy, zejména nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) a souvisejícími právními předpisy.

3. Jaký je účel a právní základ zpracování osobních údajů?

SEH zpracovává Vaše osobní údaje pouze za účelem jejich využití při výběru budoucích zaměstnanců, včetně oznámení o budoucích pracovních příležitostech, posouzení vhodnosti uchazeče na pracovní místo a k jeho kontaktování, přípravu a průběh přijímacího řízení. SEH se zavazuje, že nebude zpracovávat Vaše osobní údaje způsobem, který je s výše uvedenými účely neslučitelný.

Právní základ zpracování je následující:

nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti SEH dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;
pro účely kontrol ze strany orgánů státní správy a samosprávy;
oprávněný zájem SEH dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – seznámit se s údaji o uchazeči o zaměstnání a uskutečnění zodpovědného výběru na příslušné pracovní pozice;
nezbytnost zpracování pro splnění závazku ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Osobní údaje SEH zpracovává manuálně i automaticky přímo prostřednictvím svých zaměstnanců a případně i zpracovatelů (viz. bod 7 níže). Ochrana osobních údajů je ze strany SEH technicky a organizačně zabezpečena v souladu s platnou právní úpravou. Při zpracovávání Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

4. Které Vaše osobní údaje zpracováváme?

Za výše uvedenými účely zpracovává SEH kategorie osobních údajů, podle toho, ve které fázi výběrového řízení se tyto údaje poskytují, zejména: jméno a příjmení, datum a místo narození, emailová adresa, údaje o dosaženém vzdělání, předchozí praxí, akademických titulů, rodné číslo, číslo občanského průkazu, číslo bankovního účtu, dřívější příjmení, adresa bydliště, počet vyživovaných osob, a jejich jména a příjmení, údaj o zdravotní pojišťovně, jméno a příjmení manžela či manželky (partnera či partnerky dle §3020 Občanského zákoníku), název a adresu jeho/jejího zaměstnavatele. K těmto osobním údajům po uzavření pracovního poměru přiřazujeme další údaje např. o mzdě a jiných plněních námi poskytovaných, pracovních úkolech a hodnocení. Dále se souhlasem zaměstnance můžeme zpracovávat osobní údaje ve formě audio a video záznamů či fotografií, údaje o využití prostředků výpočetní techniky zaměstnavatele.

5. Doba zpracování osobních údajů

SEH zpracovává osobní údaje po dobu trvání výběrového a přijímacího řízení a po jeho ukončení nejvíce však po dobu 1 roku z důvodu případného opakovaného zájmu. Po tomto období nebo okamžitě na výslovnou žádost uchazeče, jsou osobní údaje vymazány. Pokud bude žádost o zaměstnání posouzena kladně a uchazeč o zaměstnání začne u SEH pracovat, budou osobní údaje předány do osobního spisu dané osoby jako zaměstnance a budou zpracovávány pro pracovněprávní účely v souladu s interními pravidly SEH

6. Jak chráníme Vaše osobní údaje?

Můžete si být naprosto jisti, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy. Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. U SEH platí přísná pravidla stanovující, který zaměstnanec i útvar může mít přístup k Vašim osobním údajům a jaké osobní údaje může zpracovávat, což blíže upravují vnitřní předpisy SEH. V případě předání Vašich osobních údajů mimo SEH, smluvně zajišťujeme odpovídající úroveň jejich zabezpečení dle příslušných právních předpisů.

7. Komu dalšímu můžeme předávat Vaše osobní údaje a proč?

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme mimo SEH s výjimkou případů, kdy:

máme Váš souhlas;
Jde o člena skupiny SEH (zejména PHOTOMATE s.r.o., Photomate Logistic s.r.o., Photomate Energy s.r.o., Prokišova s.r.o., PHOTOMATE Polska Sp. z o.o., Polsko, PHOTOMATE Hungary Kft. Maďarsko, LLC PHOTOMATE, Ukrajina, PHOTOMATE BULGARIA EOOD, Bulharsko, PHOTOMATE Scandinavia ApS, Dánsko, PHOTOMATE Green Energy Romania Srl., Rumunsko, PHOTOMATE Eurasia LLC, Gruzie, Photomate Scandinavia AB, Švédsko, organizační složky PHOTOMATE s.r.o. v Estonsku a Litvě, Photomate Kazakhstan, PHOTOMATE CA LLC, Uzbekistán);
třetí osoby pro nás v souladu s našimi pokyny správce (zpracovatelé osobních údajů) zajišťují technické a organizační služby, včetně provozu software a ukládání dat, a osoby zajišťující pro správce účetní a daňové služby či právní poradenství;
plníme povinnosti vyplývajících z právních předpisů můžou být dále orgány finanční správy či jiné příslušné úřady v případech, kdy nám tak ukládají obecně závazné právní předpisy.

S výjimkou případů uvedených výše Vaše osobní údaje nepředáváme a nemáme v úmyslu předávat do zemí mimo EU nebo mezinárodním organizacím.

8. Jaká práva v souvislosti s ochranou osobních údajů můžete uplatnit?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům, které zpracováváme, máte následující práva, která vůči nám jako správci můžete uplatnit:

právo získat potvrzení o rozsahu zpracování Vašich osobních údajů a na přístup k nim;
právo na opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné;
právo na výmaz nebo omezení zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky dané právními předpisy;
právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají;
právo na přenesení Vašich osobních údajů k jinému správci;

V případě, že některé z Vašich osobních údajů zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo Váš souhlas se zpracováním takových osobních údajů kdykoliv odvolat.

Veškerá práva můžete uplatnit písemným podáním doručeným správci na adresu sídla SEH nebo na e-mailovou adresu info@photomate.eu.

Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu členského státu Evropské unie.